Les 4 étapes d’une synthèse réussie

Vous devez réaliser une synthèse rapidement et vous ne savez pas par où commencer ?

Dans le milieu associatif, social, médical les informations sont nombreuses et multiformes : comptes rendus de réunions, évaluations, témoignages, rapports d’activité… Faire une synthèse claire et pertinente, qui ne ressemble pas à une addition de plusieurs documents devient alors un véritable atout pour mieux communiquer, décider ou convaincre vos interlocuteurs.

Voici une méthode en 4 étapes pour vous accompagner dans cette rédaction :

1. Clarifier l’objectif de la synthèse

ne pas confondre synthèse et compte-rendu

La définition de la synthèse que nous propose le Larousse est simple : « opération intellectuelle par laquelle on rassemble des éléments de connaissance en un ensemble cohérent ». Voilà tout est dit ! Cela peut paraitre simple de prime abord, mais connaissez-vous la différence avec la rédaction de compte-rendu ? Souvent on peut confondre les deux.

Quand le compte-rendu se devra de rendre-compte fidèlement d’un évènement, suite à des notes, un enregistrement… La synthèse, elle, devra faire l’objet de mise en lumière de thèmes particuliers ou d’un fil conducteur. Le compte-rendu peut être succinct, court, ne faisant que refléter l’ordre du jour, les thématiques et les prises de décisions suite à une réunion. L’utilisation parfois des verbatims (citations de participant.es) sera appréciée pour permettre aux absent.es de saisir les débats, les détails, le ton, les échanges…

Et voilà la grande différence avec la rédaction d’une synthèse : celle-ci devra d’être le reflet de plusieurs comptes-rendus, de temps d’échanges et pourquoi pas de débats ou de rencontres pour en sortir les éléments centraux et des éléments de connaissances. Mais bien évidemment, on peut également vous demander de réaliser une synthèse d’un long rapport de 180 pages. L’idée reste la même : faire ressortir l’idée ou les idées centrales afin de permettre au lecteur de comprendre les enjeux du ou des documents sans avoir tout lu ni participé à tous les échanges.

Se poser les bonnes questions de sa mission

Mais avant de vous lancer, posez-vous cette question : pour quoi ou pour qui faites-vous cette synthèse ? Pour informer des partenaires ou des financeurs ? Pour préparer une prise de décision collective ? Pour valoriser des actions ? Tirer des enseignements d’un projet ?…

Cette clarification vous aidera à choisir les informations utiles et à adapter le niveau de détail.

Bref, vous l’aurez compris : avoir un objectif clair, cela vous permettra de faire le tri dans toutes les informations et de mettre en exergue les plus pertinentes.

2. Recueillir et trier les informations clés

Compiler

Dans le secteur associatif, para-médical, social, les sources sont variées : on est très vite confronté à plusieurs comptes rendus, des échanges informels, parfois des enquêtes ou études sur le sujet, des chiffres, des ressentis ou sondages de la part de patient.es, des textes officiels… Par exemple : vous travaillez dans une association et on vous demande de réaliser une synthèse des enjeux actuels de la vie associative pour une présentation.

Cette étape de tri est importante pour ne pas se laisser envahir par trop d’informations. On pourra dès lors :

• Relevez les faits importants, les constats partagés, les problèmes récurrents et quelques chiffres dans tous les documents qui seront à votre portée et qui témoignent de la réalité de la vie associative aujourd’hui

• Supprimez les répétitions, et ce qui relève de détails anecdotiques

• Classez les idées par thèmes ou enjeux (ex. : les subventions, le nombre de bénévoles, la formation…).

N’oubliez pas également de consigner tous les documents utilisés, voire même ceux que vous jugez utiles, dans une bibliographie en fin de document. Ce document est également un gage de sérieux mais aussi de fiabilité. Vos lecteurs, s’ils le veulent pourront poursuivre leur lecture et approfondir le sujet grâce aux références.

Dessine moi un tableau

Et comme j’adore les tableaux, je vous livre ici mon astuce : je classe toujours le tout dans un tableau ! Nul besoin d’être expert.e en Excel ici mais juste une feuille blanche peut suffire dans un premier temps (c’est ce que je fais) où les idées pourront être classées par thèmes.

C’est souvent à ce moment-là, que le fil conducteur et la logique de la future synthèse me saute aux yeux.

Autres astuces utilisées par des collègues : utiliser des post-it de couleur afin de visualiser les idées-clés avant de rédiger. Il est vrai que cela est assez visuel et permet de manipuler les idées en changeant les post it de place comme bon nous semble. Personnellement, je n’utilise pas cette méthode, car les petits bouts de papiers volants… se perdent assez facilement !! Enfin le tableau excel est également une autre alternative, si vous manipulez bien l’outil et surtout si vous travaillez à plusieurs, vous pourrez partager vos idées en ligne.

Bref, trouvez l’outil qui vous convient le mieux pour préparer le plan de votre synthèse.

3. Construire un plan simple et logique

La logique du plan de synthèse

Maintenant que votre tableau, sous n’importe quelle forme, est terminé, attaquez-vous au plan ! Celui-ci devra reprendre votre objectif de départ. Une bonne synthèse reposera sur une structure claire et cohérente. Votre plan devra contenir 3 ou 4 parties dans l’idéal, qui devront elles-mêmes contenir 2 ou 3 sous-parties.

Le plus souvent il se structure de cette manière :

• Introduction : qui présente le contexte, le sujet
• développement : plusieurs parties et sous-parties, qui vont expliciter les enjeux, les différents points de vue, les analyses…
• conclusion : la fin du document devra clairement aborder le bilan et les recommandations (si cela était l’objectif recherché)

Lorsque vous rédigez sur la base de plusieurs documents, votre plan peut prendre d’autres formes : soit un plan thématique ou alors en 2 parties afin de comparer deux points de vue. L’essentiel ici sera de rédiger votre synthèse dans un ordre logique et accessible à vos lecteurs et lectrices.

Exemple de plan de radaction

Prenons un exemple de rédaction dans le secteur associatif.

Par exemple: En tant que rédacteur web, vous devez réaliser votre synthèse sur les enjeux de la vie associative. Cette question fait suite à des contraintes budgétaires que vous avez identifié ainsi qu’à un manque de recrutement de bénévoles. Vous avez fait plusieurs réunions à ce sujet, avec votre CA, les adhérents et des rencontres avec votre mairie.

Introduction : avec constat de départ – explicitation de la problématique :

Développement : en 2 parties : 1. sur les enjeux budgétaires 2. Sur le développement du bénévolat

Vous pourrez développer 2 ou 3 sous-parties en prenant en compte le retour des personnes concernées lors de vos dernières réunions (faits, chiffres, paroles), résultats de sondages ou questionnaires auprès des personnes concernées. Mettre en avant les points de blocage pour chacune des problématiques

Enfin en conclusion : vous pourrez rédiger les perspectives que vous avez identifié au cours de tout vos documents, les améliorations, les échanges positifs avec les financeurs

4. Rédiger de manière claire et utile

Un vocabulaire adapté à vos interlocuteurs

Dans le milieu associatif, vos lecteurs peuvent être très divers : bénévoles, financeurs, usagers, élus, partenaires… Adoptez un style accessible mais surtout adapté à vos lecteurs. Pour autant, quelques similitudes sont de mise pour votre rédaction :

• Utilisez des phrases courtes, de manière à ne pas perdre vos lecteurs et lectrices dans une grande littérature. Rappelez-vous : on va droit au but !

• Employez un vocabulaire clair, sans jargon (ou alors vous pourrez rédiger une annexe avec toutes les définitions)

• Utilisez des titres, sous-titres ou puces
• Visualisez votre document : des encadrés, des mots en gras, en italique… permettront de casser la monotonie de la lecture (je ne vous demande pas ici d’être le ou la graphiste exemplaire, mais un texte écrit en 10 tout d’un bloc, est quand même moins fun qu’un texte aéré et mis en page !)

• Humanisez votre texte ! Ce dernier conseil est celui que je préfère ! L’utilisation d’un ton neutre est souvent privilégié dans la rédaction de synthèse. L’idée est de ne pas prendre partie mais laisser le ou la lectrice se faire sa propre idée. Pour autant, neutre ne veut pas dire sans vie : des faits ou des vécus mis en avant dans votre synthèse, permettront à votre lecteur de prendre la mesure du problème de manière visuelle.

N’oublions pas, l’exercice de la synthèse est un outil d’aide à la lecture. Ne réécrivez pas tout ! Une synthèse de 20 ou 30 pages d’un long document de 200 pages, est une synthèse …ratée! Mais encore une fois, tout dépend de la commande de départ.

Accompagnement d’un visuel

Enfin, certain.es lecteurs et lectrices sont davantage visuels. La synthèse est un excellent exercice, très visuel qui peut être mis en page. Je vous parlais un peu plus haut de mes tableaux ? Et bien, la synthèse peut également s’adapter en forme de mindmap. Vous connaissez ?

C’est un outil assez visuel, que vous pourrez mettre en fin de document mais également poster sur les réseaux sociaux.

En résumé, une bonne synthèse ?

Faire une bonne synthèse, reviendra à

1. Clarifier l’objectif

2. Identifier les messages essentiels

3. Structurer l’information avec logique

4. Rédiger avec clarté et impact

C’est un vrai savoir-faire au service de l’action collective, de la lisibilité des enjeux, et de la reconnaissance du travail accompli.

Et vous, quel autre conseil donneriez-vous ?